5 lợi ích khi dùng Microsoft Teams Rooms

Microsoft Teams Rooms cung cấp chức năng hội thảo video để hiện đại hóa phòng họp của bạn với những lợi ích kinh doanh tuyệt vời.

Đối với những người mới sử dụng Microsoft Teams hoặc mới di chuyển từ Google Workplace, hãy để tôi giới thiệu cho bạn các lợi ích kinh doanh của Microsoft Teams Rooms. Các sản phẩm phần cứng/phần mềm tích hợp này cung cấp nhiều giải pháp hội nghị truyền hình được thiết kế cho các phòng họp có quy mô khác nhau. Họ được trang bị camera, micrô và loa chất lượng cao, đồng thời tích hợp hoàn hảo với nền tảng liên lạc Microsoft Teams để đơn giản hóa quá trình tham gia và tiến hành các cuộc họp ảo. Các tổ chức đã sử dụng Teams cho cuộc họp trực tuyến, các gói hội thảo hiện đại hóa này là một lựa chọn tuyệt vời để nâng cấp không gian họp văn phòng của bạn.

Microsoft Teams Rooms hỗ trợ chia sẻ màn hình, ghi lại và các tính năng cộng tác khác để giúp các nhóm từ xa làm việc cùng nhau hiệu quả. Và các thiết bị phần cứng có trong quá trình triển khai Teams Rooms sẽ rẻ hơn nhiều so với cách thiết lập phòng họp truyền thống từ các nhà cung cấp giải pháp khác. Trong bài này, chúng ta sẽ thảo luận về một số lợi ích kinh doanh của việc sử dụng Microsoft Teams Rooms. Cuối cùng, bạn sẽ tìm thấy các liên kết đến nhiều trang web nơi bạn có thể tìm thấy kho tàng thông tin bổ sung về các giải pháp Hội nghị truyền hình của Microsoft và các thiết bị được chứng nhận mà bạn có thể tích hợp thông qua plug-and-play. Ngoài ra, nếu bạn muốn thực hiện tốt công việc giám sát và khắc phục sự cố về hiệu suất triển khai Teams Rooms của mình.

1. Video / Hội nghị truyền hình có thể mở rộng cho mọi ngân sách văn phòng

Một trong những lợi ích lớn nhất chắc chắn là khía cạnh chi phí. Các tùy chọn mức giá tuyệt vời từ Microsoft và khả năng tái sử dụng thiết bị hiện có, chẳng hạn như máy ảnh và micrô, thay vì đầu tư vào thiết bị mới khiến nhiều tổ chức rất quan tâm. Quay trở lại những năm 90 và đầu những năm 2000 khi hội nghị truyền hình bắt đầu có đà phát triển, giá thiết bị phòng họp của Cisco và các nhà cung cấp cao cấp khác là vào khoảng giữa năm con số, lên tới mức cao sáu con số. Vâng, điều đó quá tốn kém đối với hầu hết các tổ chức khi triển khai hàng loạt.

Cái hay của Microsoft Teams Rooms à chúng có khả năng mở rộng hoàn toàn, bắt đầu từ các tùy chọn chi phí thấp, yêu cầu đầu tư dưới 2000 đô la cho phần cứng cần thiết để phù hợp với một phòng họp nhỏ. Nhưng chúng cũng có thể hỗ trợ các không gian họp rất lớn với phần cứng tiên tiến hơn cho các thiết lập lớn hơn hoặc các mục đích cụ thể. Ví dụ: bằng cách thêm micrô bên ngoài vào gói của bạn, bạn có thể dễ dàng biến không gian thuyết trình, phòng họp hoặc phòng họp lớn thành Phòng Microsoft Teams. Thêm micrô trần và thậm chí không gian tòa thị chính lớn cũng có thể trở thành Phòng họp nhóm. Và giá phần mềm từ Microsoft để chạy phần mềm Teams Room cần thiết là rất phải chăng. Teams Rooms cơ bản là miễn phí và phiên bản Pro chỉ có giá 60 USD/tháng.

Giá cho phần cứng được chứng nhận từ các nhà cung cấp như Logitech, HP, Lenovo và các nhà cung cấp khác cũng rất hợp lý. Microsoft cũng hỗ trợ cả hệ thống dựa trên Windows và Android nhưng xin lưu ý rằng một số hạn chế áp dụng cho Teams Rooms trên Android. Xem các tùy chọn và mức giá này từ trang web của Microsoft về các thiết lập phần cứng có sẵn của Teams Rooms.

Lợi ích kinh doanh hữu hình: Phòng Microsoft Teams cung cấp cho các tổ chức khả năng nhanh chóng thiết lập cơ sở vật chất phòng họp tích hợp đầy đủ và giá cả phải chăng cho tổ chức của họ. Sử dụng giấy phép hợp lý và phần cứng có thể mở rộng cho mọi tình huống/mức giá hoặc thậm chí sử dụng lại phần cứng hiện có.

2. Triển khai và quản lý dễ dàng cho hoạt động IT

Thời gian mà quản trị viên IT dành để triển khai, quản lý và hỗ trợ các thiết bị hội nghị truyền hình và cộng tác cá nhân là một thông tin đầu vào khác cần được đưa vào tính toán ROI của bạn. Khi nói đến nền tảng giải pháp Microsoft Teams Rooms thì đây là một lợi ích to lớn. Khi bạn mua bộ Microsoft Teams Room, bộ công cụ này sẽ bao gồm mọi thứ ngoài màn hình TV. Đây là yêu cầu bổ sung duy nhất cho căn phòng của bạn – bạn không cần phải lo lắng về máy ảnh, micrô hoặc bất kỳ phần cứng nào khác. Và việc thiết lập thật dễ dàng vì nó tích hợp hoàn hảo với môi trường Microsoft Teams hiện có mà hầu hết các tổ chức CNTT đã triển khai.

Nếu nhóm IT của bạn cần hỗ trợ, có rất nhiều lựa chọn. Hầu hết các nhà cung cấp phần cứng Microsoft Teams Room được đề xuất, chẳng hạn như Creston, Logitech và Lenovo sẽ có danh sách các nhà tích hợp được chứng nhận. Đây là những trình cài đặt AV được họ khuyên dùng vì đã được đào tạo ở cấp độ cao về giải pháp hội nghị truyền hình Microsoft Teams. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy mình có đủ kiến ​​thức chuyên môn cần thiết trong nội bộ thì không có gì ngăn cản bạn tự mình cài đặt Phòng Microsoft Teams.

Lợi ích kinh doanh hữu hình: Các nhóm CNTT thường lo lắng về chi phí quản trị chưa xác định cần thiết cho bất kỳ khoản đầu tư/triển khai lớn nào của công nghệ mới. Với Microsoft Teams Rooms và khả năng tích hợp đơn giản với môi trường Microsoft Teams và hệ điều hành Windows hiện có, các công cụ quản lý tương tự có thể được tận dụng cùng với các phương pháp phổ biến hay nhất đã có sẵn. Điều này làm cho mọi yêu cầu bổ sung của quản trị viên về việc theo dõi và khắc phục sự cố trở nên cực kỳ thấp. Quản trị viên CNTT cũng sẽ đánh giá cao ứng dụng Windows 10 Teams Rooms dễ triển khai và quản lý để theo dõi và khắc phục sự cố.

3. Đảm bảo áp dụng hội nghị truyền hình trong phòng họp

Hệ thống hội nghị truyền hình là một khoản đầu tư lớn đối với các tổ chức CNTT và mỗi lần triển khai đều đi kèm với nỗi lo lớn về việc chúng bám bụi và không được sử dụng. Vâng, đừng sợ. Nếu người dùng cuối của bạn đã quen với giao diện cuộc họp Teams thì việc sử dụng Phòng Microsoft Teams sẽ dễ dàng. Phòng Microsoft Teams kết nối nền tảng Microsoft Teams với các thiết bị trong phòng họp của bạn. Điều này mang đến cho người dùng một môi trường họp tự nhiên, dễ tiếp cận, giúp họ có những cuộc họp hiệu quả hơn. Với các điều khiển Teams trực quan mà họ đã biết, nhân viên có thể dễ dàng bắt đầu cuộc họp chỉ bằng một lần chạm nút và thu hút đồng nghiệp từ văn phòng tại nhà hoặc nơi làm việc khác tham gia. Và để giúp việc đăng nhập vào Teams Room trở nên dễ dàng hơn nữa, Microsoft có kế hoạch ra mắt trải nghiệm đăng nhập bằng mã QR mới vào cuối mùa hè năm 2023.

Điều này sẽ cho phép người dùng hotdesking dễ dàng truy cập vào tài khoản Teams cá nhân của họ chỉ bằng cách quét QR mã trên màn hình Phòng nhóm, sau đó sử dụng ứng dụng Nhóm trên thiết bị di động của họ để đăng nhập nhanh hơn.

Những khoản đầu tư trước đây vào hệ thống hội nghị truyền hình không bị mất đi. Việc tích hợp nền tảng Teams Rooms vào công nghệ phòng hội thảo hiện có của bạn sẽ mang lại trải nghiệm cuộc họp kết hợp toàn diện. Như hiện tại, Phòng Microsoft Teams có thể tham gia các cuộc gọi Microsoft Teams và các cuộc gọi Cisco Webex, sắp ra mắt các cuộc gọi Zoom. Và với đăng ký của bên thứ 3, bạn có thể mở hệ thống Microsoft Teams Room của mình cho bất kỳ cuộc gọi video SIP/H323 nào khác.

Lợi ích kinh doanh hữu hình: Tất cả các khoản đầu tư vào CNTT đều có một dấu chấm hỏi tương tự kèm theo. Liệu chúng có được đối tượng mục tiêu chấp nhận và sử dụng không? Bằng cách triển khai tiện ích mở rộng nền tảng đơn giản như Microsoft Teams Rooms, nỗi lo lắng đó sẽ biến mất. CIO và CTO đều có thể tin tưởng rằng khoản đầu tư vào Teams Rooms sẽ mang lại ROI cần thiết.

4. Cải thiện tương tác nhóm trong các cuộc họp ảo

Cuộc họp ảo với tính năng chia sẻ video và màn hình tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và cộng tác trực tiếp trong thời gian thực, bất kể vị trí thực tế của người tham gia. Hội nghị truyền hình cho phép tương tác có ý nghĩa hơn, tăng mức độ tương tác và cải thiện giao tiếp, điều này có thể dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn, tăng năng suất và môi trường cộng tác phát triển giữa các thành viên trong nhóm, khách hàng và đối tác kinh doanh.

Microsoft Teams Rooms mang đến trải nghiệm cuộc họp phong phú hơn bằng cách tích hợp nhiều công cụ và tính năng như bảng trắng và chia sẻ màn hình. Và những cải tiến mới từ Microsoft cũng mang lại lợi ích cho việc tương tác trong cuộc họp. Một số tính năng mới và sắp ra mắt bao gồm Front Row, tận dụng vùng phủ sóng âm thanh và video thông minh để đặt thư viện người tham dự ở cuối màn hình để tương tác trực tiếp tự nhiên hơn với các đồng nghiệp ở xa, trong khi người phát biểu hiện tại hoặc nội dung của họ được hiển thị trên top cùng với thông tin cuộc họp bổ sung và trò chuyện, giơ tay và phản hồi trực tiếp. Ngoài ra, Huấn luyện viên Diễn giả mới trong Microsoft Teams sử dụng AI để cung cấp hướng dẫn riêng cho bạn về tốc độ thuyết trình của bạn và sẽ thông báo cho bạn nếu bạn đang làm phiền ai đó và nhắc bạn kiểm tra với khán giả của mình.

Lợi ích kinh doanh hữu hình: Hội nghị truyền hình loại bỏ nhu cầu đi lại, giảm chi phí và tác động đến môi trường. Các tổ chức có thể nhận được cùng một kiểu tương tác cá nhân trong cuộc họp mà không cần đầu tư vào giá vé máy bay và chỗ ở khách sạn. Microsoft Teams Rooms biến điều đó thành hiện thực với mức đầu tư chi phí thấp cho bất kỳ tổ chức nào.

5. Cuộc họp ảo được bảo mật và quản lý

Có rất nhiều tính năng bảo mật thú vị có sẵn cho Microsoft Teams Rooms khi nói đến hệ điều hành Windows. Để giúp hiểu tất cả các tùy chọn và khả năng khác nhau này, vui lòng sử dụng liên kết này tới bài đăng gần đây của các kỹ sư của Microsoft. Microsoft Teams Rooms về bảo mật Windows.

Ngoài ra, có một số tính năng bảo mật tuyệt vời được cung cấp cho người điều phối và tổ chức cuộc họp. Một trong những tính năng hữu ích nhất là khả năng đóng quyền truy cập vào cuộc họp sau khi cuộc họp bắt đầu bằng cách ngăn những vị khách không mời hoặc thậm chí những người đến muộn làm phiền bạn. Microsoft cung cấp một số cách để thực hiện việc này, nhưng có một lựa chọn đơn giản là khóa cuộc họp. Khả năng đó là một cải tiến so với quy trình cũ, trong đó bạn phải trả lời từng khách truy cập. Khi bạn khóa cuộc họp, người đó sẽ nhận được thông báo cho họ biết rằng cuộc họp đã bị khóa. Những người được mời tham gia cuộc họp nhưng không thể tham gia vẫn có thể truy cập vào cuộc trò chuyện, ghi âm và thông tin khác trong cuộc họp. Nếu cần, bạn có thể dễ dàng mở khóa cuộc họp hiện có để cho phép những người đến sau tham gia. Đây là liên kết tới bài viết tổng quan giải thích cách thức hoạt động của nó.

Lợi ích kinh doanh hữu hình: Bảo mật là mối quan tâm lớn đối với tất cả các nhóm hoạt động CNTT. Vì hầu hết các tổ chức đều đã quen thuộc với nền tảng Hệ điều hành Windows và Microsoft Teams nên họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chấp nhận các giải pháp mới phù hợp với hệ sinh thái đó mà không phải lo lắng về các đánh giá bảo mật bổ sung và các vấn đề đau đầu về hỗ trợ CNTT. Microsoft cũng đã thông báo rằng họ sẽ tăng cường hơn nữa tính bảo mật điểm cuối của Team Rooms cho Teams Rooms Pro để đảm bảo trải nghiệm cuộc họp luôn được bảo mật. Về lâu dài, Microsoft dự định tích hợp Microsoft Defender cho Endpoint Plan 2 vào giấy phép Microsoft Teams Rooms Pro và Cổng quản lý Pro vào cuối quý 2 năm 2023, nhờ đó mang lại trải nghiệm tốt hơn và an toàn hơn.

Điều này có ý nghĩa gì đối với tổ chức của bạn?

Phòng nhóm là giải pháp hội nghị truyền hình và video của Microsoft được thiết kế để biến phòng họp của bạn thành trải nghiệm cộng tác phong phú. Như chúng tôi đã mô tả trong Blog này, việc đầu tư tối thiểu vào nền tảng này sẽ mang lại những lợi ích to lớn để đưa hội nghị truyền hình đến tất cả các không gian họp, dù lớn hay nhỏ. Nếu tổ chức của bạn đã chuẩn hóa Microsoft Teams làm nền tảng cộng tác và liên lạc hàng ngày thì việc chọn Phòng nhóm là một tiện ích mở rộng tự nhiên.

Để biết giải pháp phù hợp với bạn, xin iên hệ GSPTECH ngay hôm nay: info@gsptech.vn

• Giải pháp phòng họp không giấy
• Phòng họp Microsoft Teams Rooms Pro
• Giải pháp phòng họp
• Biamp Tesira – Âm thanh chuyên nghiệp Biamp Tesira
• Vì sao nên dùng Switch bảo mật cho VoIP ?
• Hệ thống âm thanh Yamaha ADECIA
• GSP Thiết kế giải pháp hội nghị truyền hình
• Giải pháp hội nghị truyền hình Cisco Spark Room thế hệ mới 2018
• Hội nghị Truyền hình với Giải pháp 2 điểm One -To One